Jedes Projekt braucht einen Plan!

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Man nehme ein Projekt, gebe ihm einen Plan und schwupps findet man sich im Projektmanagement wieder. 


Projektmanagement klingt nach viel Aufwand, Zahlen und Fakten?

Das muss nicht sein!

In erster Linie geht es darum, das Schiff auf Kurs zu halten, Risiken frühzeitig zu erkennen und unnötige Umwege zu vermeiden. 

Die richtige Planung ermöglicht dir während der einzelnen Projektphasen stets ein Gefühl von Sicherheit, Transparenz und sorgt obendrein für Effizienz.


Es gibt neben der Planung in der klassischen Exceltabelle mittlerweile viele wertvolle Projektmanagement Tools, die leicht bedienbar sind und sich für Solopreneure als auch die Zusammenarbeit in kleinen Teams anbieten. 

Die Arbeit mit einem Online Tool bietet dabei einige Vorteile:


  • Einmal richtig aufgesetzt, geht dir keine Aufgabe mehr unter, du hast stets den vollen Überblick!
  • Regelmäßige Updates und Reminder kommen bequem per Mail. 
  • Mehrere Projekte können gleichzeitig im Kalender verwaltet werden.
  • Aufgaben werden einfach an dich oder deine Teammitglieder zugewiesen.
  • Projektbezogene Kommunikation und das Teilen von Dokumenten sind über das Tool möglich.
  • Wiederkehrende Aufgaben/Projekte können dupliziert werden, das spart Zeit beim Planen neuer Projekte.
  • und einiges mehr


Welche Planungsmethode und Meilensteine passend für dich und dein Team sind, hängt von der Projektgröße, den Gegebenheiten und der Planbarkeit der einzelnen Phasen ab. 

Je mehr Schnittstellen es im Projekt gibt, desto wichtiger wird die Kommunikation mit allen Verantwortlichen, sowie die enge Abstimmung im Bezug auf das Erreichen von Zwischenzielen und festgelegten Deadlines.

So lassen sich größere Verzögerungen vorbeugen und auf Veränderungen kann frühzeitig reagiert werden.


Das A und O ist, dass ihr unabhängig des Tools, gemeinsam startet, jeder seine Aufgaben kennt und ihr regelmäßig im Austausch bleibt.


Um dem Projektmanagement noch etwas mehr Leichtigkeit zu geben, habe ich dir ein Praxisbeispiel aus dem Urlaub mitgebracht.  Jede größere Reise beginnt schließlich auch als Projekt, richtig ;)?

Vor einigen Jahren habe ich einen Segeltörn rund um die Kanarischen Inseln geplant und bin dabei so vorgegangen: 

🔎  Welche ZIELE wollen wir erreichen? 
🔎  Wie sieht der PLAN dazu aus? 
🔎  Welche RESSOURCEN brauchen wir dafür? 
🔎  Wer ist im TEAM und kann welche Aufgaben übernehmen?
🔎  Braucht jemand eine EINWEISUNG in seine Aufgaben?

Als das alles geklärt war, konnten wir die Reise  KLAR und mit ZUVERSICHT starten.

Aber auch auf dem Törn galt täglich: 

🔎  Auf HINDERNISSE/Veränderungen reagieren 
🔎  Mit der KARTE vergleichen (sind wir noch auf der Route?) 
🔎 Regelmäßige MEETINGS und Abstimmungen zum KURS
🔎  LEARNINGS für die nächste Reise mitnehmen.

🔎  BILANZ ziehen mit dem gesamten Team (was machen wir nächstes Mal besser?)



Nun wünsche ich dir ganz viel Erfolg beim Planen deines nächsten Projektes.
Wenn du Unterstützung benötigst, bin ich gerne für dich da!

Was macht eine Virtuelle Assistenz und ab wann brauche ich sie?

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Eine Virtuelle Assistenz ist ein selbstständiger Dienstleister, der oder die dein Unternehmen bei bestimmten Aufgaben unterstützt. Die Dienstleistung erfolgt in der Regel digital und ist damit nicht ortsgebunden, sodass du mit VA´s von überall aus arbeiten kannst. Abgerechnet wird die erbrachte Leistung nach Zeitaufwand  oder in Form von Stunden- bzw. Dienstleistungspaketen.
Eine Virtuelle Assistenz arbeitet selbstständig, daher fallen für dich keine weiteren Personalkosten oder andere Ausgaben an und du kannst eine Zusammenarbeit unkompliziert beenden.

Ob und wann du eine Virtuelle Assistentin brauchst, hängt in erster Linie davon ab, wo dein Business gerade steht und wie du es gestalten möchtest:

Hast du bereits genug Umsatz, um dir Unterstützung einzukaufen?
Ist dein momentanes Arbeitspensum zu hoch?
Möchtest du nicht mehr alles selbst erledigen müssen?
Bist du bereit Verantwortung abzugeben?


Wenn du mindestens eine der Fragen mit “Ja” beantwortet hast, lohnt es über eine/n VA nachzudenken.

In den vergangenen Jahren hat die Anzahl an Virtuellen Assistenten und Assistentinnen deutlich zugenommen. Dem Angebot der Dienstleistung sind dabei wenig Grenzen gesetzt, solange sie digital umsetzbar sind.

Anbei eine Auflistung an Tätigkeitsbereichen, in denen du dir Unterstützung holen kannst:

  • Backoffice
  • Projektmanagement
  • Personalmanagement
  • Texterstellung und Lektorat
  • Webdesign und Support
  • Grafikdesign
  • Unterlagenerstellung und -aufbereitung
  • Podcast und Videoservice
  • Marketing
  • Social Media Management
  • u.v.m.


Doch wie entscheidest du nun, was du abgeben kannst?

Ich empfehle dir, dich einmal in Ruhe mit allen Tätigkeiten zu befassen, die für das Wachstum deines Businesses Bedeutung haben oder in naher Zukunft bekommen werden und dir dabei folgende Fragen zu stellen:

Mache ich diese Aufgabe gerne bzw. habe ich Kapazität für diese Aufgabe?

Danach machst du dir eine Liste mit allen Aufgaben, die du mit “Nein” beantwortet hast und sortierst diese nach Priorität.

Im Anschluss überlegst du dir, welchen Wert diese Aufgaben für dich haben - Was bist du bereit dafür zu bezahlen, damit sie jemand für dich übernimmt?

Nun hast du eine gute Basis, um dich nach Unterstützung umzusehen.

Eventuell ist ja eine Aufgabe dabei, die wir gemeinsam lösen können?

Schau dich gerne in meinem Portfolio um:

Sollte ich Aufgaben abgeben? Und wenn ja,an wen?

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Diese Frage kannst nur du für dich beantworten. 

Lass uns hierfür nochmal an deine Gründungsphase denken:
Wenn du als Einzelunternehmer,  ohne Team und ohne Angestellte gründest, erledigst du die meisten, oft sogar alle Aufgaben in deinem Unternehmen, erst einmal selbst. 


Die Gründe hierfür liegen ganz klar auf der Hand: 

In deinem Unternehmen verwirklichst du deine Visionen und letztendlich dich selbst! 
Du gründest, um dein eigener Chef zu sein, die Zügel in der Hand zu haben und hast in der Regel zu Beginn nicht das Interesse, vielleicht auch nicht das notwendige Kleingeld, dir Unterstützung einzukaufen.


Nach der Gründungsphase zeigt sich, dass in deinem Unternehmen regelmäßig Aufgaben anfallen, die inhaltlich nicht unbedingt mit deinem Produkt zu tun haben, die aber notwendig sind und dazu gehören: 

Z. B. das Backoffice,  Akquise, regelmäßiges Marketing, ggf. Online Sichtbarkeit, usw.


Im Laufe der Zeit wirst du feststellen, dass es Aufgaben gibt, die dir nicht liegen oder die du einfach nicht gerne machst. Diese Aufgaben wirst du dann auf die lange Bank schieben und nur erledigen, wenn sie dringend notwendig sind.


Mit fortschreitendem Wachstum des Unternehmens kommt der Moment, an dem es sich einfach anbietet, Tätigkeiten auszulagern.
Zum Einen, um dir wieder mehr Freiheit und Flexibilität freizuräumen, zum Anderen, um effizienter zu werden und damit weiter wachsen zu können.

Um Aufgaben abzugeben, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Praktikanten
  • Minijobber
  • Angestellte (Teil- oder Vollzeit)
  • Freiberufler / Selbstständige (z. B. Virtuelle Assistenten)


Jeder Mitarbeiter, den du in dein Unternehmen einbindest, auch der Praktikant und der Minijobber, bringen für dich neben der Vergütung der Arbeitszeit weitere Kosten und Verantwortung mit sich.
An dieser Stelle sei nur erwähnt, dass auch für Minijobs eine Meldepflicht und Sozialabgaben anfallen.

Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz bringt dir hierbei entscheidende Vorteile:


  • Die Dienstleistung erfolgt in der Regel digital und ist damit nicht ortsgebunden und flexibel gestaltbar.
  • Virtuelle Assistenten arbeiten selbstständig, daher fallen für dich keine weiteren Personalkosten oder andere Ausgaben an und du kannst eine Zusammenarbeit unkompliziert beenden.
  • Abgerechnet wird die erbrachte Leistung nach Zeitaufwand  oder in Form von Stunden- bzw. Dienstleistungspaketen. 
  • VA´s spezialisieren sich auf Themenbereiche und bilden sich dort regelmäßig weiter.
  • Sie haben das Know How über Tools und die aktuelle Situation am Markt, da sie sich täglich damit beschäftigen.
  • Du kannst dir der Motivation eines VA sicher sein! 



Möchtest du wissen, ob wir inhaltlich und menschlich zusammenpassen? 
Dann lass uns gerne kennenlernen!

Alles Liebe,
Melanie

Was macht eine Virtuelle Assistenz und ab wann brauche ich sie?


Eine Virtuelle Assistenz ist ein selbstständiger Dienstleister, der oder die dein Unternehmen bei bestimmten Aufgaben unterstützt. Die Dienstleistung erfolgt in der Regel digital und ist damit nicht ortsgebunden, sodass du mit VA´s von überall aus arbeiten kannst. Abgerechnet wird die erbrachte Leistung nach Zeitaufwand  oder in Form von Stunden- bzw. Dienstleistungspaketen.
Eine Virtuelle Assistenz arbeitet selbstständig, daher fallen für dich keine weiteren Personalkosten oder andere Ausgaben an und du kannst eine Zusammenarbeit unkompliziert beenden.

Ob und wann du eine Virtuelle Assistentin brauchst, hängt in erster Linie davon ab, wo dein Business gerade steht und wie du es gestalten möchtest:

Hast du bereits genug Umsatz, um dir Unterstützung einzukaufen?
Ist dein momentanes Arbeitspensum zu hoch?
Möchtest du nicht mehr alles selbst erledigen müssen?
Bist du bereit Verantwortung abzugeben?


Wenn du mindestens eine der Fragen mit “Ja” beantwortet hast, lohnt es über eine/n VA nachzudenken.

In den vergangenen Jahren hat die Anzahl an Virtuellen Assistenten und Assistentinnen deutlich zugenommen. Dem Angebot der Dienstleistung sind dabei wenig Grenzen gesetzt, solange sie digital umsetzbar sind.

Anbei eine Auflistung an Tätigkeitsbereichen, in denen du dir Unterstützung holen kannst:

  • Backoffice
  • Projektmanagement
  • Personalmanagement
  • Texterstellung und Lektorat
  • Webdesign und Support
  • Grafikdesign
  • Unterlagenerstellung und -aufbereitung
  • Podcast und Videoservice
  • Marketing
  • Social Media Management
  • u.v.m.


Doch wie entscheidest du nun, was du abgeben kannst?

Ich empfehle dir, dich einmal in Ruhe mit allen Tätigkeiten zu befassen, die für das Wachstum deines Businesses Bedeutung haben oder in naher Zukunft bekommen werden und dir dabei folgende Fragen zu stellen:

Mache ich diese Aufgabe gerne bzw. habe ich Kapazität für diese Aufgabe?

Danach machst du dir eine Liste mit allen Aufgaben, die du mit “Nein” beantwortet hast und sortierst diese nach Priorität.

Im Anschluss überlegst du dir, welchen Wert diese Aufgaben für dich haben - Was bist du bereit dafür zu bezahlen, damit sie jemand für dich übernimmt?

Nun hast du eine gute Basis, um dich nach Unterstützung umzusehen.

Eventuell ist ja eine Aufgabe dabei, die wir gemeinsam lösen können?

Schau dich gerne in meinem Portfolio um:


Sollte ich Aufgaben abgeben?
Und wenn ja,an wen?


Diese Frage kannst nur du für dich beantworten. 

Lass uns hierfür nochmal an deine Gründungsphase denken:
Wenn du als Einzelunternehmer,  ohne Team und ohne Angestellte gründest, erledigst du die meisten, oft sogar alle Aufgaben in deinem Unternehmen, erst einmal selbst. 


Die Gründe hierfür liegen ganz klar auf der Hand: 

In deinem Unternehmen verwirklichst du deine Visionen und letztendlich dich selbst! 
Du gründest, um dein eigener Chef zu sein, die Zügel in der Hand zu haben und hast in der Regel zu Beginn nicht das Interesse, vielleicht auch nicht das notwendige Kleingeld, dir Unterstützung einzukaufen.


Nach der Gründungsphase zeigt sich, dass in deinem Unternehmen regelmäßig Aufgaben anfallen, die inhaltlich nicht unbedingt mit deinem Produkt zu tun haben, die aber notwendig sind und dazu gehören: 

Z. B. das Backoffice,  Akquise, regelmäßiges Marketing, ggf. Online Sichtbarkeit, usw.


Im Laufe der Zeit wirst du feststellen, dass es Aufgaben gibt, die dir nicht liegen oder die du einfach nicht gerne machst. Diese Aufgaben wirst du dann auf die lange Bank schieben und nur erledigen, wenn sie dringend notwenig sind.


Mit fortschreitendem Wachstum des Unternehmens kommt der Moment, an dem es sich einfach anbietet, Tätigkeiten auszulagern.
Zum Einen, um dir wieder mehr Freiheit und Flexibilität freizuräumen, zum Anderen, um Effizienter zu werden und damit weiter wachsen zu können.

Um Aufgaben abzugeben, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Praktikanten
  • Minijobber
  • Angestellte (Teil- oder Vollzeit)
  • Freiberufler / Selbstständige (z. B. Virtuelle Assistenten)


Jeder Mitarbeiter, den du in dein Unternehmen einbindest, auch der Praktikant und der Minijobber, bringen für dich neben der Vergütung der Arbeitszeit weitere Kosten und Verantwortung mit sich.
An dieser Stelle sei nur erwähnt, dass auch für Minijobs eine Meldepflicht und Sozialabgaben anfallen.

Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz bringt dir hierbei entscheidende Vorteile:


  • Die Dienstleistung erfolgt in der Regel digital und ist damit nicht ortsgebunden und flexibel gestaltbar.
  • Virtuelle Assistenten arbeiten selbstständig, daher fallen für dich keine weiteren Personalkosten oder andere Ausgaben an und du kannst eine Zusammenarbeit unkompliziert beenden.
  • Abgerechnet wird die erbrachte Leistung nach Zeitaufwand  oder in Form von Stunden- bzw. Dienstleistungspaketen. 
  • VA´s spezialisieren sich auf Themenbereiche und bilden sich dort regelmäßig weiter.
  • Sie haben das Know How über Tools und die aktuelle Situation am Markt, da sie sich täglich damit beschäftigen.
  • Du kannst dir der Motivation eines VA sicher sein! 



Möchtest du wissen, ob wir inhaltlich und menschlich zusammenpassen? 
Dann lass uns gerne kennenlernen!

Alles Liebe,
Melanie


Jedes Projekt braucht einen Plan!

Man nehme ein Projekt, gebe ihm einen Plan und schwupps findet man sich im Projektmanagement wieder. 


Projektmanagement klingt nach viel Aufwand, Zahlen und Fakten?

Das muss nicht sein!

In erster Linie geht es darum, das Schiff auf Kurs zu halten, Risiken frühzeitig zu erkennen und unnötige Umwege zu vermeiden. 

Die richtige Planung ermöglicht dir während der einzelnen Projektphasen stets ein Gefühl von Sicherheit, Transparenz und sorgt obendrein für Effizienz.


Es gibt neben der Planung in der klassischen Exceltabelle mittlerweile viele wertvolle Projektmanagement Tools, die leicht bedienbar sind und sich für Solopreneure als auch die Zusammenarbeit in kleinen Teams anbieten. 

Die Arbeit mit einem Online Tool bietet dabei einige Vorteile:


  • Einmal richtig aufgesetzt, geht dir keine Aufgabe mehr unter, du hast stets den vollen Überblick!
  • Regelmäßige Updates und Reminder kommen bequem per Mail. 
  • Mehrere Projekte können gleichzeitig im Kalender verwaltet werden.
  • Aufgaben werden einfach an dich oder deine Teammitglieder zugewiesen.
  • Projektbezogene Kommunikation und das Teilen von Dokumenten sind über das Tool möglich.
  • Wiederkehrende Aufgaben/Projekte können dupliziert werden, das spart Zeit beim Planen neuer Projekte.
  • und einiges mehr


Welche Planungsmethode und Meilensteine passend für dich und dein Team sind, hängt von der Projektgröße, den Gegebenheiten und der Planbarkeit der einzelnen Phasen ab. 

Je mehr Schnittstellen es im Projekt gibt, desto wichtiger wird die Kommunikation mit allen Verantwortlichen, sowie die enge Abstimmung im Bezug auf das Erreichen von Zwischenzielen und festgelegten Deadlines.

So lassen sich größere Verzögerungen vorbeugen und auf Veränderungen kann frühzeitig reagiert werden.


Das A und O ist, dass ihr unabhängig des Tools, gemeinsam startet, jeder seine Aufgaben kennt und ihr regelmäßig im Austausch bleibt.


Um dem Projektmanagement noch etwas mehr Leichtigkeit zu geben, habe ich dir ein Praxisbeispiel aus dem Urlaub mitgebracht.  Jede größere Reise beginnt schließlich auch als Projekt, richtig ;)?

Vor einigen Jahren habe ich einen Segeltörn rund um die Kanarischen Inseln geplant und bin dabei so vorgegangen: 

🔎  Welche ZIELE wollen wir erreichen? 
🔎  Wie sieht der PLAN dazu aus? 
🔎  Welche RESSOURCEN brauchen wir dafür? 
🔎  Wer ist im TEAM und kann welche Aufgaben übernehmen?
🔎  Braucht jemand eine EINWEISUNG in seine Aufgaben?

Als das alles geklärt war, konnten wir die Reise  KLAR und mit ZUVERSICHT starten.

Aber auch auf dem Törn galt täglich: 

🔎  Auf HINDERNISSE/Veränderungen reagieren 
🔎  Mit der KARTE vergleichen (sind wir noch auf der Route?) 
🔎 Regelmäßige MEETINGS und Abstimmungen zum KURS
🔎  LEARNINGS für die nächste Reise mitnehmen.

🔎  BILANZ ziehen mit dem gesamten Team (was machen wir nächstes Mal besser?)



Nun wünsche ich dir ganz viel Erfolg beim Planen deines nächsten Projektes.
Wenn du Unterstützung benötigst, bin ich gerne für dich da!